Dla firm instalacyjnych i serwisowych
Po wizycie zostaje notatka pracownika, kilka zdjęć i wiadomość od klienta. Ktoś musi z tego przygotować protokół i uzupełnić kartę urządzenia. Wdrażam AI, które porządkuje te materiały i przygotowuje dokument do sprawdzenia.
Pracuję na Twoim wzorze protokołu i zasadach obiegu zleceń. Najpierw sprawdzam, jak przypisujecie materiały do urządzeń i gdzie zapisujecie historię prac.
Po wizycie u klienta
Zgłoszenie klienta, wykonane czynności i dalsze ustalenia trafiają do osobnych pól. Każdy zapis można porównać z materiałem, z którego pochodzi.
Fikcyjne zlecenie SER-028
Budynek A, pomieszczenie techniczne · numer DEMO-041
Przygotowany projekt protokołu i materiały, z których powstał. Dane służą wyłącznie do pokazania przykładu.
Wybierz pole, żeby porównać zapis ze źródłem.
Klient zgłosił głośniejszą pracę urządzenia od poniedziałku.
7 października wymieniono dwa filtry. Wymiana paska pozostała w planie.
Zaproponowano 12 października. Termin oczekuje na potwierdzenie przez klienta.
Pozostają do uzupełnienia przez osobę odpowiedzialną za prace. Notatka nie zawiera oceny sprawności urządzenia po wizycie.
Materiał źródłowy
Od poniedziałku centrala CW-04 pracuje głośniej. Proszę o sprawdzenie podczas wizyty.
To opis klienta. W protokole zachowuje oznaczenie zgłoszenia, bez przypisywania przyczyny usterki.
Materiał źródłowy
CW-04, numer DEMO-041, budynek A. Wymieniłem dwa filtry. Pasek miał być wymieniony, ale dostarczono inny rozmiar. Wymiana paska nie została wykonana.
Zaplanowana wymiana paska nie trafia do wykonanych czynności. Pracownik sprawdza zapis przed podpisaniem protokołu.
Materiał źródłowy
Zaproponowałem powrót 12 października. Klient ma potwierdzić dostęp do pomieszczenia. Nie mam jeszcze odpowiedzi.
Propozycja daty pozostaje osobnym polem. Potwierdzenie wizyty wymaga odpowiedzi klienta.
Wybór pola pokazuje gotowy fragment. Demonstracja działa na przygotowanych tekstach i nie uruchamia analizy AI.
AI odczytuje swobodną notatkę i układa jej treść według firmowego szablonu. Program sprawdza obecność ustalonych pól. Informacje niepodane przez pracownika pozostają oznaczone do uzupełnienia.
Osoba odpowiedzialna za prace sprawdza czynności, numery urządzeń i ustalenia z klientem. Zatwierdza protokół przed przekazaniem go dalej. Ocena stanu technicznego i bezpieczeństwa instalacji należy do uprawnionej osoby.
Przed kolejnym wyjazdem
Wcześniejszy montaż, zgłoszenie i ostatnia wizyta tworzą jedną historię. Pracownik może wrócić do oryginalnego zapisu i sprawdzić, które prace pozostały otwarte.
Fikcyjna historia urządzenia DEMO-041
18.06.2026
Numer urządzenia łączy protokół montażu z późniejszą wizytą.
Protokół montażu M-014, zapisany 18.06.2026
Zamontowano centralę CW-04, numer DEMO-041, w pomieszczeniu technicznym budynku A.
05.10.2026
Informacja od klienta. Przyczyna zgłoszenia pozostaje do ustalenia przez serwisanta.
Wiadomość klienta z 5 października 2026
Od poniedziałku centrala CW-04 pracuje głośniej. Proszę o sprawdzenie podczas wizyty.
07.10.2026
W notatce potwierdzono wymianę filtrów. Wymiana paska pozostaje niewykonana.
Notatka pracownika z 7 października 2026
CW-04, numer DEMO-041, budynek A. Wymieniłem dwa filtry. Pasek miał być wymieniony, ale dostarczono inny rozmiar. Wymiana paska nie została wykonana.
Przed zamknięciem zlecenia
Listę potrzebnych materiałów ustalam z firmą dla danego rodzaju prac. Przy każdej pozycji widać, co już dotarło i co nadal wymaga sprawdzenia.
Dalszy ciąg fikcyjnego zlecenia SER-028
W przykładzie firma ustaliła własną listę dokumentów dla tego zlecenia. To przykładowa zasada pracy, a nie wykaz wymagań prawnych.
Projekt protokołu czeka na sprawdzenie. W zestawie brakuje potwierdzenia kolejnego terminu i zdjęcia oznaczenia urządzenia.
Do sprawdzenia
Jest projekt na podstawie notatki. Pracownik nie zatwierdził jeszcze treści.
Projekt P-028, 07.10.2026: „Wersja robocza. Wymiana dwóch filtrów; wymiana paska niewykonana”.
Brak w zestawie
Notatka zawiera numer DEMO-041, ale w przekazanym zestawie nie ma zdjęcia do jego sprawdzenia.
Spis załączników z 07.10.2026: notatka pracownika, projekt protokołu P-028.
Oczekuje na odpowiedź
12 października jest propozycją. W zestawie nie ma odpowiedzi klienta.
Zaproponowałem powrót 12 października. Klient ma potwierdzić dostęp do pomieszczenia. Nie mam jeszcze odpowiedzi.
Doszło zdjęcie oznaczenia i potwierdzenie terminu. Projekt protokołu nadal czeka na sprawdzenie, a wymiana paska pozostaje otwarta.
Do sprawdzenia
Dodatkowe materiały nie zatwierdzają treści protokołu. Status projektu pozostaje ten sam.
Projekt P-028, 07.10.2026: „Wersja robocza. Wymiana dwóch filtrów; wymiana paska niewykonana”.
Otrzymano, do porównania
Pracownik porówna zdjęcie z numerem w notatce. Samo dodanie załącznika nie potwierdza zgodności.
Przygotowany spis załączników z 08.10.2026: dodano plik oznaczenie-CW-04.jpg. W demonstracji pokazano tylko jego wpis w spisie.
Termin potwierdzony
Klient potwierdził 12 października. To ustalenie przyszłej wizyty, a nie potwierdzenie wykonania prac.
Wiadomość klienta z 08.10.2026: „Potwierdzam 12 października. Zapewnię dostęp do pomieszczenia technicznego w budynku A”.
Dwa wcześniej przygotowane warianty. Przełączenie widoku nie dodaje plików ani nie zatwierdza protokołu. Brak dokumentu w zestawie nie przesądza, czy dana praca została wykonana.
AI rozpoznaje rodzaj dokumentu i proponuje przypisanie do zlecenia. Ustalone reguły porównują zestaw z listą firmy. Pracownik rozstrzyga wątpliwości i decyduje, kiedy można zamknąć sprawę.
Oba przykłady korzystają z fikcyjnych materiałów przygotowanych na potrzeby strony. Wybory działają tylko w pamięci przeglądarki. Materiały odwiedzających nie są przyjmowane, nagrywane ani wysyłane.
Wdrożenie w Twojej firmie
Na początek wybierz np. protokoły po wizytach serwisowych. Przejdę z Tobą przez kilka wcześniejszych spraw i używany wzór dokumentu. Uwzględnię także niepełne notatki oraz prace przełożone na kolejny termin.
Uzgadniamy pola protokołu, sposób oznaczania urządzeń i osobę zatwierdzającą wynik. Sprawdzam też dostęp do programu zleceń. Jeśli połączenie z nim wymaga dodatkowych prac, pierwsza próba może kończyć się dokumentem do ręcznego sprawdzenia.
Na wybranych materiałach oceniamy zgodność zapisu ze źródłem i sposób oznaczania braków. Przed próbą ustalamy, jakie dane mogą zostać użyte oraz gdzie będą przetwarzane.
Wybór zadania i przygotowanie próbek opisuję w poradniku jak zacząć automatyzację w małej firmie.
Po wdrożeniu utrzymanie i serwis są płatne miesięcznie, w uzgodnionym zakresie. Nowe procesy wyceniam osobno. Przeczytaj o opiece nad wdrożeniem.
Napisz, jakie instalacje obsługujecie, jak pracownicy przekazują notatki i w czym prowadzisz zlecenia. Na początek wystarczy opis tego obiegu.